Ajajuhtimisest: halbadest harjumustest priiks, tere, uus-kretinism!

Hea lugeja on ilmselt tähele pannud, et see blogi keerleb päris palju aja ümber. Vt kasvõi mu töötundide graafikut. Aeg on kallis. See on piiratud ressurss, teda jääb sageli puudu ning tihemini kui sooviks, tuleb teda võtta teiste oluliste asjade arvelt. Aga sageli käime me ajaga ümber nii nagu see sugugi nii ei oleks. Surfates veebis, sülitades lakke, tegeledes kõrvaliste asjadega.

 

 

Selles blogipostituses tahaksingi veidi avada oma suhet ajaga ja seda, mida selles osas ette saab võtta. Leidsin enda jaoks paar uut ja huvitavat tõika ning ka ühe tehnika, mis asjad reipamalt tehtud aitab saada. Aga ka tõdemusest, et ajajuhtiminegi võib pikapeale kretiiniks muuta.

 

Mis on kurja juur?

 

Prokrastinatsioon. Ilus teaduslik termin igapäevase ajaraiskamise ja asendustegevustega tegelemise kohta. Eriti paslik teadlasele. Vastates mõne ’profaani’ (resp. mitteteadlase, nt pereliikme) küsimusele päeva kohta, et prokrastineerisid varastest hommikutundidest alates, saad ilmselt vastuseks veidi segaduses ilme, võib-olla isegi heakskiiduvarjundiga häälitsuse, aga mitte sellist etteheitvat pilku, millega oleks vastatud, kui oleksid kasutanud oma tegevuse kohta kõnekeelset terminit.

 

Prokrastineerimisel on mitmeid põhjuseid, ning mina ütleksin, et sellel on ka nii head kui halvad küljed. Mulle tundub, et prokrastineerimisega on veidi nagu söömisegagi: organism annab meile isudega märku, mida tarbima peaksime. Kui puudus tekib beeta-karoteenist, tekib järsku kummaline isu porgandi järele. Kui puudus kaltsiumist, on tunne, et näri või seinalt krohvi jne. Ja nii ka prokrastineerimisega: see on tegevus, mida on vaja siis, kui aju maadleb mingite sügavamate intellektuaalsete probleemidega, millele vastused kohe ei tule. Olen seda täheldanud teinekord kirjutamise puhul. Kõigepealt imen nädal aega pliiatsiotsa ja tegelen ajaviiteks saja ebavajaliku asjaga, ning siis viskan ühe päevaga valmis selle artikli, millele ma tegelikult tolle nädala pühendada tahtsin.

 

Muidugi, nii nagu esineb liigsöömist, nii võib ka oma prokrastinatsioonikella tuksi keerata. Kui ihu või vaim on lõpuni ära kurnatud, ei taha see enam midagi, või vastupidi, tarbib motoorselt seda, mida tegelikult vaja pole. Pikalt magamata inimene kukub haiglasse tilgutite alla või hakkab õgima. Kui pea pole pikalt puhkust saanud - aga peab veel midagi tegema! - siis selle asemel, et see kähku ära teha ja puhkama minna, otsib sissekõrbemise äärel vaim hoopis asendustegevust, mis simuleerib puhkamist, ning lükkab asju aina edasi.

 

Just selle tundmuseni jõudmine – et mu prokrastineerimine pole enam tulemuslik, mingiks suureks hüppeks valmistumine, vaid sissekõrbenud süsteemi virvendus – panigi mind huvi tundma antud fenomeni sügavuste vastu. See ja Matt Might’i blogipostitus, kus ta samuti aja efektiivsest kasutusest rääkis.

 

Kui võtta kätte mõn prokrastineerimisteemaline raamat, siis näeme, et seal käsitletakse prokrastineerimist reeglina just negatiivsena, aja raiskamise viisina. Põhiline põhjus, mida psühholoogid prokrastineerimise taga näevad, on HIRM.

Hirm ebamugavustunde (nt pingutuse) ees.

Hirm läbikukkumise ees.

Hirm tagajärgede ees (mõni võib peljata ka õnnestumist!).

 

See, et prokrastineerimine on hirm läbikukkumise ees, oli minu jaoks omamoodi silmade avaja, sest ma pole hirmu ebaõnnestumise ees endale varem teadvustanud. Sest noh, oleme ausad, naljakas on küll öelda, et ma kardan tudengite esseid, aga teisalt võib seda nimetada ka hirmuks - kas ma suudan lähtuda tööde hindamisel selgetest ja erapooletutest hindamiskriteeriumidest? kas ma oskan ikka kõigile anda adekvaatset tagasisidet? kas ma suudan vahele võtta valskusega läbi saada proovinud tudengit? jne.

 

Ometi on hirm läbikukkumise ees see, mida on kõige lihtsam ratsionaliseerida! Tuleb lihtsalt oma „sõjaplaani“ paremini läbi mõelda. Kui ma lükkan edasi tudengitööde parandamist või artikli kirjutamist ja ületan seatud tähtaja, siis kukun ma ju läbi niikuinii!

 

Kuidas probleeme ületada?

 

Ühel õhtul lappasin nii kolmveerand tunni jooksul (sic) läbi Ardo Reinsalu raamatu „Praktiline ajajuhtimine“. Ajajuhtimisraamatute lugemine on IMO üks vastuolulisemaid tegevusi. Ega seal midagi eriti uut polnud, sain juba raamatu alguses olnud testis n-ö eksperditaseme punktid (ilma ma ilmselt nii tulemuslikult ka ei töötaks), ülejäänud raamatust õppisin juurde ehk paar nippi nagu sarnaste tegevuste ühitamine päevaplaanis jmt.

 

Aga päriselt see raamat mu küsimustele ikka ei vastanud. Seepärast võtsingi prokrastineerimisteemat veidi iseseisvalt uurida internetiavarustes. Tänu Matt Mighti blogile leidsin ka sellise asja nagu Pomodoro-tehnika, või eestikeeli, tomatitehnika. Nagu paljude ajajuhtimisvärkidega, on sellelegi ümber ehitatud paras annus mütoloogiat ja brändindust, kes tahab, võib sellega temaatiliste käsiraamatute vahendusel täpsemalt tutvuda, ma säästaks oma aega. :) Aga tehnika idee on tegelikult väga lihtne: teha asju aja peale ning mitte võtta saavutusena iga töö kallal veedetud tundi, vaid iga tööst vabana säästetud tundi.

 

Täpsem rutiin näeb välja nii:

1. Päeva alguses (või veel parem, juba eelmise lõpus) reastad sa tegemist vajava tähtsuse järjekorras paberile (teed to-do-listi). Seejärel selekteerid välja kõige olulisemad tegevused sellises mahus, mis sa pead võimalikuks algava päeva raames ära teha ning laod need tabelisse. Tabel võikski koosneda kahest veerust, kus esimeses kirjas tegevused (mina lisan ka arvatava ajakulu) ning teises praktikas kuluv aeg.
2. Seejärel algab töö, mis käib spetsiifilises rütmis: 1 ajaühik tööd (seda nimetatakse pomodoroks) on 25 minutit ning need tuleb pühendada üksnes parasjagu ettevõetud ülesandele – ei mingit meili vaatamist või Facebooki kiikamist, toa ukse paned ka kinni. Iga pomodori järel on 3-5 minutiline paus, mis on soovitav veeta nii, et töö sisule ei mõtle ega tegele ka millegi muu vaimselt kurnavaga. (Mina jalutan tavaliselt mööda tuba, kastan mõne lille, panen paar väljavõetud raamatut tagasi riiulisse, toon köögist teed, hingan ukse vahel värsket õhku.) Peale nelja pomodori tuleb teha pikem paus – 15-30 minutit, mil võib siis nt süüa, jalutada õues, võimelda, teha ära vahepeal kogunenud telefonikõned jmt. Ja siis järgmine neljane töösessioonindus jne. Mina olen reeglina ühes päevas teinud 2-5 töösessiooni (ehk 8-20 pomodori ehk kokku 4-10 tundi tööd + pausid) ja ega ausalt öeldes nii intensiivselt töötades rohkem suudakski.
3. Aga kuidas seda pomodorot mõõta? Legendi kohaselt olevat tehnika sündinud nn munakella abiga (kuna see oli tomatikujuline ja juhtus Itaalias, sai tehnika nimeks pomodoro-tehnika). Keerad selle 25 minuti peale üles ning helin tähistab töösessiooni lõppu. Mina kasutan oma telefoni äratuskellafunktsiooni. Arvestan välja, mis kell järgmine 25-minutine töösessioon lõppema peaks ja siis ta helisebki. Nii on mul lisaks pomodoro-kestusele hea ülevaade sellest, mis kell on (köögikellaga kippus ajataju nõrgenema + ilmselt ka ajamõõtmine polnud nii täpne.
4. Iga töösessioon tuleb märkida oma tabelisse ka ristikesega – nii saab arvet pidada, kui palju aega mõne tegevuse peale kulus (+ kas arvestasid algul tööaega õigesti). Ning soovi korral ka võrrelda, kas tehnika valdamise arenedes õpid sarnaste tegevuste puhul ka aega kokku hoidma.
5. Samuti õpetab see tehnika tegelema takistustega, mis keskendumist pärisvad. Takistused võivad olla sisemised, st tekivad segavad mõtted, või välised, st keegi või miski hakkab keskendumist segama. Sisemised segajad on sageli suuremadki ajaröövlid. No näiteks tuleb keset tööhoogu meelde midagi olulist (jutumärkidega või ilma). Pomodoro-tehnika näeb ette, et see pole ettekääne, mille peale prokrastineerima tormata, vaid see tuleb endale eraldi tabelisse kirja panna. Siis saab mõne pausi ajal juurelda, kui kiire see asi tegelikult on ja millal seda teha tasuks. Välised segajad on nt helisev telefon või tuppa astuv kolleeg/pereliige. Nendega on nii, et kodus ma panen ukse kinni ja palun end mitte segada ning telefoni panen hääletu peale. Tööl ma pomodoro-tehnikat ei kasuta. Iga segaja tekkimise kohta soovitatakse oma pomodoro-ristikeste kohale teha ülakomasid. Nii saab mõõta, kas keskendumisvõime on ajaga paranenud ning analüüsida võimalusi paremaks keskendumiseks.

 

Umbes nii lihtne ongi see minu kohaldatud versioon pomodoro-tehnikast. Originaali kohta saab lugeda pdf-käsiraamatut siit. 

 

Kas töötab ka? 

 

Omamoodi. Mina kasutan seda ennekõike neil päevadel, kui töötan kodus. Varem läksin oma produktiivsuse tõstmiseks tööle, kus distsipliin oli parem. Nüüd aga ei taha ma enam oma kabinetti tööle minnagi! Tundub ajaraiskamisena.

 

Kui ma tehnikat endale selgeks tegin, lugesin paari käsiraamatut, mille autorid tunnistasid, et algul ei tulnud ikka 25 minutit järjest kontsentreerumisest kohe mitte midagi välja, et algul suudad 10 minutit ja siis kipub mõte juba hajuma. Siin on mul ilmselt tänu oma tööle teatav karastus all, sest 25 minutit keskenduda polnud raske isegi päris alguses.

 

Aga töö kohta – jah, saab tehtud küll. Väike võrdlus. Mul pidid magistrandid ühel kursusel kirjutama 10-15 lk ingliskeelse essee. Parandasin neid kahes järgus: kaks tükki lugesin ja tagasisidestasin ühel ilusal päeval aias istudes. Kahe peale kokku kulus pisut üle 2 tunni. Ülejäänud 15 aga töötasin pomodoro-tehnikat kasutades läbi vaid 10 pomodoriga! (St kokku kulus mul alla 5 tunni, koos pausidega 6 tundi.) Muidugi, kaks esimest olid ka ühed tugevamad esseed, nii lugesin neid ehk pisut põhjalikumad, ülejäänud 15 seast leidsin ka plagiaati ja paar täiesti teemast mööda tööd, mida ma sõna-sõnalt lugema ei vaevunudki, vaid saatsin tudengile tagasi. Selle võrra läks aega vähem.

 

Samuti tegin eksperimendi ja püüdsin kirjutada artiklit pomodoro-tehnikat kasutades. Mateeria on mul juba ammu selge. Oma vaevusi selle kirjatöö valmimisel olen puudutanud ka oma päevikukannetes (vt nt nädalad 11.-15.06.2012 ja 20-26.05.2013), kuigi see artikkel on ikka kõvasti vanem kui siinne blogi. Paar päeva võtsin enne rahulikult lugemiseks ja täiendava materjali otsimiseks ning selle põhjal märkmete tegemiseks, aga kella panin käima siis, kui artiklit praktiliselt kirjutama hakkasin. Sisuliset märkisin iga peatüki kirjutamise ajaks 3 pomodori (kokku 1h15min!) Ja päev otsa nõnda ka kirjutasin! Kui vaim päris ära väsima hakkas, tegin mõned n-ö üle lugemise pomodorid. Nii valmiski mul vähem kui 10 töötunniga artikkel! Järgmisel hommikul läks mõni tund viidete korrastamisele ja ülejärgmisel kärpisin artiklit 1000 sõna jagu, sellele kulus samuti vaid paar tundi.

 

Kretinismi-ennetus

 

Aga kõigel on loomulikult piirid. Ega seda pomodoro-tehnikat iga päev kasutada pole mõtet. Mõni päev peab jääma ka prokrastineerimiseks ja mõttel vabalt lennata laskmiseks. Ma ise kasutan seda siis, kui tundub, et mul ei ole piisavalt tahtejõudu, et normalses tempos tööd teha, või neil päevadel, kus mul aja peale mineku kohustusi pole, aga on kuhjunud mitmed tegevused, mis enne intensiivsemaid koolitööpäevi tehtud võiks saada. Samuti kasutan seda paiguti poole päeva pikkuses, nt hommikul teen kodus 8 pomodori jagu (4h + üks pikem paus) tööd ning seejärel lähen kohtumistele, loenguid andma ja sellist suhtlemistööd tegema.

 

Sobib akadeemilisele inimesele küll. Eriti, kui võtta selliseidki asju kaine kriitikaga.